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使用此 Playbook 後,您將獲得結構化的決策方案
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IT
45 min
流程自動化建置(報名表寫入、Email整理、自動報告)
你需要建立流程自動化(如報名表寫入、Email整理、自動報告),但不知道如何設計。這個工作流從需求訪談、設計流程、自動串接、撰寫模組到文件化,幫助你建立運作中的自動化流程。
1
需求釐清問卷生成
Block: task_questionnaire_generator
輸入來源:
• 請描述自動化需求:
Global (請描述自動化需求)
輸出:
• 需求釐清問卷生成_output: 階段 需求釐清問卷生成 的輸出
請使用 SmartBoss 顧問流程(S-FLOW:Scope→Frame→Logic→Output→Wrap)協助我釐清目標。
生成三層確認問卷:
**一、系統結構層**
- 規模:系統規模與範圍
- 用途:主要用途與目標
- 欄位格式:資料結構與格式要求
**二、操作流程層**
- 輸入方式:資料輸入方式與來源
- 回報頻率:更新與回報頻率
- 自動化需求:自動化程度與需求
**三、策略管理層**
- 管理目標:管理層面的目標
- KPI:關鍵績效指標
- AI定位:AI在系統中的定位與角色
要求:
- 問卷排列與內容品質要符合 S.M.A.R.T. 規格
- 以選擇題為主,選項換行
- 每題附顧問提示或執行難度
- 題目+選項+提示,最後輸出整體摘要
- 輸出格式為 Markdown 清單
- 若回覆不完整,請停下並要求補充
- 請像教練一樣,根據我的回答持續追問,直到形成清晰的決策假設
任務描述:[ 任務描述 ]
[ 請描述自動化需求 ]
2
流程自動化設計器設計流程
Block: task_automation_designer
輸入來源:
• 請描述需要自動化的流程:
Node Output (需求釐清問卷生成.需求釐清問卷生成_output)
輸出:
• 流程自動化設計器設計流程_output: 階段 流程自動化設計器設計流程 的輸出
將人工流程轉為 AI 自動化流程,輸出現況、痛點、自動化環節與推薦工具。
**現況分析**:
- 當前流程描述
- 人工操作步驟
- 時間與成本分析
**痛點識別**:
- 效率瓶頸
- 錯誤風險
- 人力成本
**自動化環節**:
- 可自動化步驟
- 自動化邏輯設計
- 觸發條件
**推薦工具**:
- 適合的自動化工具
- 整合方案
- 實施建議
要求:
- 結構清晰,可執行
- 輸出格式為 Markdown 段落+條列
流程描述:[ 流程描述 ]
[ 請貼上階段 需求釐清問卷生成 的輸出:需求釐清問卷生成_output ]
3
form2sheet_或_gmail_解析器自動串接
Block: task_form2sheet_designer
輸入來源:
• 請描述表單或郵件自動化需求:
Node Output (流程自動化設計器設計流程.流程自動化設計器設計流程_output)
輸出:
• form2sheet_或_gmail_解析器自動串接_output: 階段 form2sheet_或_gmail_解析器自動串接 的輸出
設計表單到試算表自動寫入流程,包含:
**資料欄位設計**:
- 表單欄位定義
- 試算表欄位對應
- 資料類型與格式
**命名規則**:
- 欄位命名規範
- 檔案命名規則
- 版本管理
**GAS 邏輯**:
- Google Apps Script 觸發條件
- 資料寫入邏輯
- 錯誤處理機制
**驗證方式**:
- 資料驗證規則
- 重複檢查
- 異常處理
**擴充建議**:
- 未來擴充方向
- 進階功能建議
要求:
- 結構清晰,可執行
- 輸出格式為 Markdown 段落
需求描述:[ 需求描述 ]
[ 請貼上階段 流程自動化設計器設計流程 的輸出:流程自動化設計器設計流程_output ]
4
gas_模組設計器撰寫模組
Block: task_gas_module_designer
輸入來源:
• 請描述_gas_模組需求:
Node Output (form2sheet_或_gmail_解析器自動串接.form2sheet_或_gmail_解析器自動串接_output)
輸出:
• gas_模組設計器撰寫模組_output: 階段 gas_模組設計器撰寫模組 的輸出
設計 Google Apps Script 模組架構,包含:
**模組名稱**:
- 模組命名
- 模組說明
**功能**:
- 主要功能描述
- 功能清單
**函數命名**:
- 函數命名規範
- 函數結構
**觸發條件**:
- 觸發器設定
- 觸發時機
- 觸發頻率
**錯誤處理**:
- 錯誤處理機制
- 異常處理邏輯
- 日誌記錄
**版本管理**:
- 版本控制方式
- 更新機制
- 回滾策略
要求:
- 結構清晰,可執行
- 輸出格式為 Markdown 段落+程式碼
需求描述:[ 需求描述 ]
[ 請貼上階段 form2sheet_或_gmail_解析器自動串接 的輸出:form2sheet_或_gmail_解析器自動串接_output ]
5
文件封裝器文件化
Block: task_smartboss_packager
輸入來源:
• 請貼上前面階段的所有內容:
Node Output (gas_模組設計器撰寫模組.gas_模組設計器撰寫模組_output)
輸出:
• 文件封裝器文件化_output: 階段 文件封裝器文件化 的輸出
將專案轉成兩份文件:
**1. SmartBoss 設定說明書(文字版)**
- 系統設定步驟
- 欄位定義與格式
- 自動化規則
- 權限設定
- 維護說明
**2. AI 前情提要說明書**
- 專案背景
- 目標與範圍
- 關鍵決策
- 技術架構
- 注意事項
要求:
- 純文字版本,以供 AI 後續展開
- 結構清晰,易於理解
- 輸出格式為 Markdown 段落
專案內容:[ 專案內容 ]
[ 請貼上階段 gas_模組設計器撰寫模組 的輸出:gas_模組設計器撰寫模組_output ]
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