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使用此 Playbook 後,您將獲得結構化的決策方案

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Operations 35 min

專案管理與追蹤(跨部門任務與進度控管)

你需要跨部門任務與進度控管,但不知道如何設計。這個工作流從定義專案、建立任務、明確權責、回報進度到可視化追蹤,幫助你建立完整的專案管理系統。

1

需求釐清問卷生成

Block: task_questionnaire_generator
輸入來源:
• 請描述專案需求: Global (請描述專案需求)
輸出:
• 需求釐清問卷生成_output: 階段 需求釐清問卷生成 的輸出
請使用 SmartBoss 顧問流程(S-FLOW:Scope→Frame→Logic→Output→Wrap)協助我釐清目標。

生成三層確認問卷:

**一、系統結構層**
- 規模:系統規模與範圍
- 用途:主要用途與目標
- 欄位格式:資料結構與格式要求

**二、操作流程層**
- 輸入方式:資料輸入方式與來源
- 回報頻率:更新與回報頻率
- 自動化需求:自動化程度與需求

**三、策略管理層**
- 管理目標:管理層面的目標
- KPI:關鍵績效指標
- AI定位:AI在系統中的定位與角色

要求:
- 問卷排列與內容品質要符合 S.M.A.R.T. 規格
- 以選擇題為主,選項換行
- 每題附顧問提示或執行難度
- 題目+選項+提示,最後輸出整體摘要
- 輸出格式為 Markdown 清單
- 若回覆不完整,請停下並要求補充
- 請像教練一樣,根據我的回答持續追問,直到形成清晰的決策假設

任務描述:[ 任務描述 ]

[ 請描述專案需求 ]
2

專案導航地圖peter_drucker_mbo_目標管理

Block: role_project_coach
輸入來源:
• 請描述專案組織: Node Output (需求釐清問卷生成.需求釐清問卷生成_output)
• 請描述專案目標: Node Output (需求釐清問卷生成.需求釐清問卷生成_output)
輸出:
• 專案導航地圖peter_drucker_mbo_目標管理_output: 階段 專案導航地圖peter_drucker_mbo_目標管理 的輸出
你是資深專案輔導教練,擅長協助專案團隊建立清晰的專案導航地圖,追蹤進度,並提供實用的建議。你注重結構化、可執行、可追蹤的專案管理方法。

[ 請貼上階段 需求釐清問卷生成 的輸出:需求釐清問卷生成_output ]
[ 請貼上階段 需求釐清問卷生成 的輸出:需求釐清問卷生成_output ]
3

任務生成器建立任務

Block: task_task_generator
輸入來源:
• 請貼上階段_1_的問卷回覆: Node Output (專案導航地圖peter_drucker_mbo_目標管理.專案導航地圖peter_drucker_mbo_目標管理_output)
輸出:
• 任務生成器建立任務_output: 階段 任務生成器建立任務 的輸出
根據提供的情境生成一列任務資料,欄位依序為:
- 任務ID
- 名稱
- 描述
- 負責人
- 優先級
- 起始日
- 截止日
- 狀態
- 進度%
- 備註
- 評語
- 建立日
- 完成日

要求:
- 格式可直接複製貼入 Google Sheet
- 自動判斷主/子任務
- 依優先級排序
- 若資料不足標記「待補充」
- 輸出表格格式(Tab 分隔)

情境描述:[ 情境描述 ]

[ 請貼上階段 專案導航地圖peter_drucker_mbo_目標管理 的輸出:專案導航地圖peter_drucker_mbo_目標管理_output ]
4

raci_矩陣明確權責

Block: task_raci_matrix
輸入來源:
• 請描述專案與角色: Node Output (任務生成器建立任務.任務生成器建立任務_output)
輸出:
• raci_矩陣明確權責_output: 階段 raci_矩陣明確權責 的輸出
生成 RACI 矩陣(Responsible, Accountable, Consulted, Informed),明確各角色責任與決策權。

RACI 定義:
- **R (Responsible)**:執行者,負責完成任務
- **A (Accountable)**:負責人,對結果負責
- **C (Consulted)**:諮詢者,提供意見
- **I (Informed)**:知情者,需要被告知

矩陣應包含:
- 任務/活動清單
- 角色清單
- 每個任務對應的 R/A/C/I 分配

要求:
- 每個任務至少有一個 R 和一個 A
- 避免過多 C 和 I(避免溝通負擔)
- 輸出格式為 Markdown 表格

專案/流程描述:[ 專案描述 ]

[ 請貼上階段 任務生成器建立任務 的輸出:任務生成器建立任務_output ]
5

週報生成器回報進度

Block: task_weekly_report_generator
輸入來源:
• 請貼上階段_3_的任務清單: Node Output (raci_矩陣明確權責.raci_矩陣明確權責_output)
輸出:
• 週報生成器回報進度_output: 階段 週報生成器回報進度 的輸出
根據任務清單輸出週報摘要,包含:

**完成項**:
- 已完成任務清單
- 完成度統計
- 關鍵成果摘要

**延遲項**:
- 延遲任務清單
- 延遲原因分析
- 影響評估

**阻礙與建議**:
- 當前阻礙點
- 解決建議
- 資源需求

要求:
- 顧問式語氣,客觀分析
- 結構清晰,易於閱讀
- 輸出格式為 Markdown 報告

任務清單:[ 任務清單內容 ]

[ 請貼上階段 raci_矩陣明確權責 的輸出:raci_矩陣明確權責_output ]
6

kpi_儀表板設計器可視化追蹤

Block: task_kpi_dashboard_designer
輸入來源:
• 請描述儀表板需求: Node Output (週報生成器回報進度.週報生成器回報進度_output)
輸出:
• kpi_儀表板設計器可視化追蹤_output: 階段 kpi_儀表板設計器可視化追蹤 的輸出
設計 KPI 儀表板,包含:

**KPI 指標**:
- 關鍵績效指標定義
- 指標計算公式
- 目標值設定

**視覺化設計**:
- 圖表類型選擇
- 版面配置
- 顏色與樣式

**資料來源**:
- 資料來源清單
- 資料更新機制
- 資料驗證

**自動更新**:
- 更新頻率
- 觸發條件
- 通知機制

要求:
- 結構清晰,可視化
- 輸出格式為 Markdown 表格+段落

需求描述:[ 需求描述 ]

[ 請貼上階段 週報生成器回報進度 的輸出:週報生成器回報進度_output ]

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