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使用此 Playbook 後,您將獲得結構化的決策方案
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Operations
40 min
多部門協作專案(多角色專案分工與回報系統)
你需要多角色專案分工與回報系統,但不知道如何設計。這個工作流從角色分責、任務化到回報整合,幫助你建立完整的跨部門協作系統。
1
需求釐清問卷生成
Block: task_questionnaire_generator
輸入來源:
• 請描述協作專案需求:
Global (請描述協作專案需求)
輸出:
• 需求釐清問卷生成_output: 階段 需求釐清問卷生成 的輸出
請使用 SmartBoss 顧問流程(S-FLOW:Scope→Frame→Logic→Output→Wrap)協助我釐清目標。
生成三層確認問卷:
**一、系統結構層**
- 規模:系統規模與範圍
- 用途:主要用途與目標
- 欄位格式:資料結構與格式要求
**二、操作流程層**
- 輸入方式:資料輸入方式與來源
- 回報頻率:更新與回報頻率
- 自動化需求:自動化程度與需求
**三、策略管理層**
- 管理目標:管理層面的目標
- KPI:關鍵績效指標
- AI定位:AI在系統中的定位與角色
要求:
- 問卷排列與內容品質要符合 S.M.A.R.T. 規格
- 以選擇題為主,選項換行
- 每題附顧問提示或執行難度
- 題目+選項+提示,最後輸出整體摘要
- 輸出格式為 Markdown 清單
- 若回覆不完整,請停下並要求補充
- 請像教練一樣,根據我的回答持續追問,直到形成清晰的決策假設
任務描述:[ 任務描述 ]
[ 請描述協作專案需求 ]
2
系統架構設計藍圖設計
Block: task_blueprint_designer
輸入來源:
• 請貼上階段_1_的問卷回覆:
Node Output (需求釐清問卷生成.需求釐清問卷生成_output)
輸出:
• 系統架構設計藍圖設計_output: 階段 系統架構設計藍圖設計 的輸出
根據問卷回覆生成完整系統藍圖,經過 S.M.A.R.T. 驗證、ISO 格式的企業流程。
藍圖應包含:
- **欄位結構**:資料欄位定義與格式
- **資料流**:資料流向與處理邏輯
- **角色互動邏輯**:使用者角色與權限設計
- **更新頻率**:資料更新與同步機制
- **自動化規劃**:自動化流程與觸發條件
要求:
- 保留共識結論為主
- 標註「部分待確認」議題(附上建議)
- 依優先級排序任務
- 建立模組關聯
- 若資料不足標記「待補充」
- 輸出格式為 Markdown 結構表
問卷回覆:[ 問卷回覆內容 ]
[ 請貼上階段 需求釐清問卷生成 的輸出:需求釐清問卷生成_output ]
3
raci_矩陣角色分責
Block: task_raci_matrix
輸入來源:
• 請描述專案與角色:
Node Output (系統架構設計藍圖設計.系統架構設計藍圖設計_output)
輸出:
• raci_矩陣角色分責_output: 階段 raci_矩陣角色分責 的輸出
生成 RACI 矩陣(Responsible, Accountable, Consulted, Informed),明確各角色責任與決策權。
RACI 定義:
- **R (Responsible)**:執行者,負責完成任務
- **A (Accountable)**:負責人,對結果負責
- **C (Consulted)**:諮詢者,提供意見
- **I (Informed)**:知情者,需要被告知
矩陣應包含:
- 任務/活動清單
- 角色清單
- 每個任務對應的 R/A/C/I 分配
要求:
- 每個任務至少有一個 R 和一個 A
- 避免過多 C 和 I(避免溝通負擔)
- 輸出格式為 Markdown 表格
專案/流程描述:[ 專案描述 ]
[ 請貼上階段 系統架構設計藍圖設計 的輸出:系統架構設計藍圖設計_output ]
4
任務生成任務化
Block: task_task_generator
輸入來源:
• 請貼上階段_2_的系統藍圖:
Node Output (raci_矩陣角色分責.raci_矩陣角色分責_output)
輸出:
• 任務生成任務化_output: 階段 任務生成任務化 的輸出
根據提供的情境生成一列任務資料,欄位依序為:
- 任務ID
- 名稱
- 描述
- 負責人
- 優先級
- 起始日
- 截止日
- 狀態
- 進度%
- 備註
- 評語
- 建立日
- 完成日
要求:
- 格式可直接複製貼入 Google Sheet
- 自動判斷主/子任務
- 依優先級排序
- 若資料不足標記「待補充」
- 輸出表格格式(Tab 分隔)
情境描述:[ 情境描述 ]
[ 請貼上階段 raci_矩陣角色分責 的輸出:raci_矩陣角色分責_output ]
5
週報生成回報整合
Block: task_weekly_report_generator
輸入來源:
• 請貼上階段_4_的任務清單:
Node Output (任務生成任務化.任務生成任務化_output)
輸出:
• 週報生成回報整合_output: 階段 週報生成回報整合 的輸出
根據任務清單輸出週報摘要,包含:
**完成項**:
- 已完成任務清單
- 完成度統計
- 關鍵成果摘要
**延遲項**:
- 延遲任務清單
- 延遲原因分析
- 影響評估
**阻礙與建議**:
- 當前阻礙點
- 解決建議
- 資源需求
要求:
- 顧問式語氣,客觀分析
- 結構清晰,易於閱讀
- 輸出格式為 Markdown 報告
任務清單:[ 任務清單內容 ]
[ 請貼上階段 任務生成任務化 的輸出:任務生成任務化_output ]
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